プライバシーポリシー

1. 収集する情報

当社は、本サービスの提供、運営および改善にあたり、以下の情報を取得することがあります。

（1）ユーザーに関する情報

• 氏名、フリガナ、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス
• 本人確認に必要な情報
• クレジットカードその他の決済に関する情報（外部決済事業者を利用する場合を含みます。）
• IP アドレス、端末情報、Cookie その他の技術情報
• ログイン履歴、操作履歴その他の本サービス利用に関する情報

（2）ペットに関する情報

• ペットの名前、種類、品種、性別、生年月日、写真その他の基本情報
• 健康状態、診療履歴、ワクチン接種歴、マイクロチップ番号、アレルギー、しつけ履歴その他の健康・生活に関する情報

（3）診療および診療記録作成支援に関する情報

• 診療、問診その他の場面において取得される音声情報
• 当該音声から生成される文字起こし情報
• AI その他の情報処理技術により生成される診療記録案、要約その他の情報
• 獣医師その他の担当者による確認、修正その他診療記録作成に関連して生成される情報

（4）その他の情報

• ユーザーが本サービスを通じて入力または提供する情報
• アンケート、お問い合わせその他ユーザーが自発的に提供する情報
• 提携する動物病院、獣医師その他の関係者から適法に提供される情報

2. 情報の取得方法

当社は、以下の方法により情報を取得することがあります。

• ユーザーによる登録、入力または提供
• 提携する動物病院、獣医師その他の関係者からの適法な提供
• 本サービスの利用に伴う自動的な取得
• 診療記録の作成支援その他本ポリシーに定める利用目的のため、診療時の音声その他の情報を取得する方法
• 取得した情報について、音声認識、AI その他の情報処理技術を用いて処理する方法
• 当社が提供するサービスの利用により自動的に取得される情報（アクセス解析ツールなどを通じて）

3. 利用目的

当社は、取得した情報を、以下の目的で利用します。

（1）本サービスの提供および運営

• 本サービスの提供、本人確認およびアカウント管理
• ペットの健康記録および診療記録の保存、管理および閲覧
• 提携する獣医師、動物病院その他の関係者との情報連携
• 通知、リマインドその他本サービスに関連する連絡
• 有償サービスにおける課金および請求処理
• お問い合わせ、苦情その他のユーザー対応

（2）診療記録作成の支援

• 診療時の会話内容その他診療に関連する情報の記録
• 音声認識技術を用いた文字起こし
• AI その他の情報処理技術を用いた診療記録案、要約その他の情報の生成
• 獣医師による診療記録の確認、修正および作成の支援

（3）サービスの安全性および品質向上

• 本サービスの利用状況の分析
• 不具合、障害その他の問題の調査および対応
• 本サービスの機能、品質、安全性および精度の改善
• 新たなサービスまたは機能の企画、開発および検証

当社は、診療音声、文字起こし情報その他個人を識別し得る情報を、当社の指示なく外部事業者の汎用 AI モデルその他の機械学習モデルの学習目的に利用させないため、合理的かつ適切な措置を講じます。

（4）その他

• 法令上の義務の履行
• 当社または第三者の権利、利益または安全の保護
• 行政機関その他の公的機関からの適法な要請への対応

4. 第三者への提供

当社は、法令に定める場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。

ただし、次条に定める個人情報等の取扱いの委託その他法令上第三者提供に該当しない場合については、この限りではありません。

また、提携する動物病院、獣医師その他の関係者との間で診療または本サービスの提供に必要な情報を共有する場合には、法令および本ポリシーに従い適切に取り扱います。

5. 個人情報等の取扱いの委託

当社は、本サービスの提供、運営、保守、改善その他本ポリシーに定める利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報、ペットに関する情報、診療音声その他の情報の取扱いの全部または一部を、以下の業務を行う国内外の事業者に委託することがあります。

• クラウドコンピューティング、データ保存およびシステム基盤の提供
• 音声認識、文字起こしその他の音声処理
• AI その他の情報処理技術による要約、分類、診療記録案の生成
• システム開発、保守、監視および障害対応
• その他本サービスの提供に必要な業務

当社は、委託先の選定にあたり、その情報管理体制、情報の利用、保存、削除、再委託その他の取扱条件を確認し、契約その他適切な方法により必要な安全管理措置を確保するとともに、必要かつ適切な監督を行います。

6. 外国における情報の取扱い

当社が取得した情報は、本サービスの提供、運営または改善に必要な範囲で、日本国外に所在するサーバーに保存され、または日本国外に所在する事業者により処理される場合があります。

当社は、外国にある第三者に個人データを提供し、またはその取扱いを委託する場合には、個人情報保護法その他の関係法令に従い、当該第三者が我が国の個人情報取扱事業者が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要な体制を確保すること、その他法令上必要な措置を講じます。

当社は、法令に基づき必要な場合には、本人からの求めに応じて、外国にある事業者による個人情報の取扱いに関して必要な情報を提供します。

7. 情報の保存および削除

当社は、取得した情報を、本ポリシーに定める利用目的を達成するために必要な期間に限り保存するものとします。

診療時に取得した音声情報、文字起こし情報その他一時的な情報については、診療記録の作成、確認、障害対応その他必要な処理が完了した後、利用目的の達成に必要な範囲を超えて保存しないよう、合理的な期間内に削除その他適切な処理を行います。

ただし、法令上保存が必要な情報、診療記録として保存する必要がある情報、紛争への対応その他正当な理由により保存が必要な情報については、この限りではありません。

8. 安全管理措置

当社は、取得した情報について、漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他のリスクを防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

主な安全管理措置には、以下が含まれます。

• 通信の暗号化
• 情報へのアクセス権限の適切な設定および管理
• アクセス履歴その他必要なログの管理
• 社内規程の整備および従業者への教育
• 外部委託先の適切な選定および監督
• 不要となった情報の削除その他適切な廃棄
• その他情報の性質およびリスクに応じた安全管理措置

9. 開示、訂正、利用停止、削除等

ユーザーは、個人情報保護法その他の法令に従い、自己の保有個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止等を請求することができます。

当社は、本人確認その他法令上必要な手続を行った上で、法令に従って対応します。

なお、診療記録その他法令上または診療上保存が必要な情報については、全部または一部の削除等に応じられない場合があります。

10. 本ポリシーの変更

当社は、法令の変更、本サービスの内容または取扱情報の変更その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。

重要な変更を行う場合には、当社 Web サイトへの掲載、ユーザーが登録したメールアドレスへの通知その他当社が適切と判断する方法により、変更内容および適用開始日をお知らせします。

11. お問い合わせ窓口

本ポリシーおよび個人情報等の取扱いに関するお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。

• 運営会社：コペルニーク株式会社
• 住所：東京都中央区銀座一丁目 12-4 N&E BLD. 6F
• メール：info@coperniiq.com